Kansalaisjärjestöissä ja julkisissa luottamustehtävissä saa tottua istumaan kokouksissa. Kokous on hieno keksintö. Se tuo ihmiset yhteen yhteisten asioiden äärelle ja antaa mahdollisuuden päteä omilla ajatuksillaan, niin hyvässä kuin pahassakin.
Kokouksilla on rakenne. Ne alkavat joskus ja päättyvät joskus ja ovat jossakin paikassa, niiden kulku voi olla etukäteen suunniteltu tai ainakin kulkua ohjataan jotakin tavoitetta kohti. Mitä enemmän on valmistelua ja ohjausta, sitä tuloksellisempi kokous on; siis sitä paremmin kokous saavuttaa tavoitteensa.
Olen tavannut lukuisia ihmisiä, jotka ovat kokouksissa "pain in the ass" eli tuottavat kipua istumalihaksiin. Tällaiset ihmiset käyttävät varsin paljon kokousaikaa ääneen ajattelemiseen siinä toivossa, että heidän ajatuksensa veisivät kokousta kohti tavoitetta. Tokihan ne vievät, jos tavoitteeseen pääsemiseksi on käytävä kaikilla sivupoluilla toteamassa, että ne eivät johda mihinkään. Voi toki olla, että puheripulin seasta löytyy helmi. Hygieenistä kuitenkin olisi, että puhuja tarjoaisi helmen valmiiksi puhdistettuna.
En tunne henkilöä, joka saa mielestään istua liian harvoin kokouksissa. Määrän sijaan on panostettava laatuun. En pitäisi ollenkaan pahana, jos järjestöt ynnä muut kokousten järjestäjät laatisivat kokouksiaan varten laatukäsikirjan, jonka avulla kokouksista voisi tehdä luovempia, mielenkiintoisempia, sujuvampia, tasa-arvoisempia ja - tuloksellisempia.
Laatua parantaa huomattavasti asioiden hyvä valmistelu. Taustatietoja kannattaa kerätä etukäteen päätöksenteon pohjustukseksi ja sen varmistukseksi, että kaikki ymmärtävät mistä ollaan puhumassa. Kokouksen alustava aikataulutus ehkäisisi kokouksen venymisen tai asioiden lykkääntymisen seuraavaan kokoukseen. Oma merkityksensä on myös sillä, että kokouksen alku on rento ja luo ilmapiirin, jossa osanottajat eivät koe toisiaan vihollisiksi, joita vastaan pitää hyökätä tai puolustautua.
Hyvä tekninen keino kokouslaadun parantamiseen on esimerkiksi ideointi lumipallomenetelmällä. Se mahdollistaa usean henkilön puhumisen yhtä aikaa ja säästää siis kokousminuutteja. Ensin käsiteltävää asiaa pohditaan parin kanssa, sitten pohdinnan tulokset jaetaan pienryhmissä ja lopuksi tehdään yhteinen synteesi pienryhmien ideoista. Parikeskustelussa ihminen on yleensä huomaavaisempi muita kohtaan kuin isossa porukassa ja keskeneräisiäkin ajatuksia on helpompi jakaa.
Aika on hitaasti uusiutuva luonnonvara ja sen kestävä käyttö tulee koko ajan tärkeämmäksi. En aio käyttää sanoja laatuaika ja tehokkuus, mutta hyvä ajankäyttö tekee elämän monella tapaa mielekkäämmäksi. Myös yhteisen ajan.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti